Cela se passe dans : Outils > Modèle des courriels

Si vous avez déjà une ligne nommée “(SendingReminderForExpiredSubscription)”, renommez là en “(SendingReminderForExpiredSubscription_old)” par exemple, pour conserver le modèle d'origine.

Créez une autre ligne du même nom qu'à l'origine, et remplissez les champs comme suit :

1. Code : “(SendingReminderForExpiredSubscription)” (sans les guillemets mais avec les parenthèses)
2. Type de modèle : “Adhérents”
3. Propriétaire : vous
4. Privé : Non
5. Position : 40
6. Sujet : le sujet de votre mail. Exemple : “Cotisation expirée”
7. Contenu : le contenu de votre mail, en texte “grossièrement” formatté

Elle doit être activée, vous pouvez la modifier pour que le mail corresponde à ce que vous souhaitez que l'adhérent·e reçoive.

Des “variable de substitution” (entre crochets et soulignés comme [VARIABLE]) peuvent être utilisées pour insérer automatiquement des informations provenant de la base de données. Pour plus d“info sur ces variables, contactez votre asso support ou consultez cette documentation!

Et ça se passe dans la configuration du module “Adhérents” : Accueil > Configuration > Modules > Adhérents > “Configurer (la petit roue dentée) Ensuite, cliquez sur le volet “Email”.

Cet exemple de configuration permet d'envoyer des relances dans plusieurs situations :

Cette fois, cela se passe dans : Accueil > Outils d'administrations > Travaux planifiés (activer le module si nécessaire)

Il se peut qu'une tâche existe déjà et se nomme “Envoyer une relance par mail pour les cotisations expirées”. Si c'est le cas, vous pouvez l'utiliser, sinon, crééz là.

Configurez comme sur cette capture. Les paramètres permettent de sélectionner une ou plusieurs dates relative au moment d'éxecution de la tâche planifiée. Par exemple, si vous mettez 10, la tâche va relancer tou·te·s les adhérent·e·s dont la cotisation a expiré il y a 10 jours. Vous pouvez mettre plusieurs valeurs séparées par des point-virgule, ainsi que des valeurs négatives : par exemple, si vous mettez en paramètre : “10;1;-5”, la tâche va relancer les adhérent·e·s dont la cotisation a expirée il y a 10 jours, hier, et ceux·lles dont la cotisation expire dans 5 jours.

Attention, il n'est pas possible de choisir une plage de dates ou une période.

Dolibarr requiert de configurer le serveur de l'hébergeur (ici Artifaille) pour executer régulièrement les travaux planifiés.

Pour cela, il faut tout d'abord générer une “Clé de sécurité pour l'URL de lancement des travaux programmés” dans les paramètres du module “Travaux planifiés” :

1. Accueil
2. Configuration
3. Modules
4. Travaux planifiés > cliquer sur la roue dentée
5. Divers

L'écran suivant s'affiche, cliquez sur “Générer” (la flèche qui boucle sur elle-même” pour générer une clé aléatoire :

Copiez cette clé dans votre presse papier.

Ensuite, demandez à votre hébergeur de configurer une tâche planifiée du même type que celle utilisée par Artifaille (cet exemple exécute les tâches planifiées de l'utilisateur “votre_utilisateur” toutes les heures) - chez Artifaille, l'installation de cette tâche est à demander à votre contact technique Artifaille :

* */1 * * * cd /etc/docker/compose/demotest/ && docker-compose exec -T --user www-data dolibarr php /usr/src/dolibarr/scripts/cron/cron_run_jobs.php votre_cle votre_utilisateur_dolibarr

Voir cette documentation.

Vérifiez bien la configuration de la tâche planifiée en question (côté Dolibarr) Vérifiez bien aussi la configuration de la tâche système (cron) Dolibarr vous informe de la prochaine exécution de la tâche.

Si besoin, exécutez la tâche système manuellement et regardez les logs.

N'hésitez pas à vous faire accompagner pour mettre en place ce travail planifié qui peut être un peu hardu, mais assez finement personnalisable !