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Les bonnes pratiques Nextcloud

Certaines bonnes pratiques citées ici s'appliquent évidemment à d'autres services et logiciels fournis par l'association. Soyez bien conscients de certaines contraintes avant de vous lancer.

La voie est libre mais elle demande un peu d'investissement (personnel et collectif) !

Lisez nos CGU

Nous ne pourrons être tenus responsables des dégâts subis en cas de mauvaise manipulation de votre environnement. Nous fournissons les services Nextcloud sous la responsabilité unique de leurs utilisateurs. Si vous pensez avoir besoin d'un temps de formation dédié, merci de nous contacter.

:?: Bonne pratique : lisez nos Conditions Générales d'Utilisation (CGU) qui, sauf contractualisation spécifique (un contrat de maintenance spécifique, …), s'appliquent à toute organisation membre souscrivant un service auprès d'Artifaille.

Désignez un⋅e référent⋅e

Nous sommes à vos côtés au démarrage de votre utilisation de Nextcloud et plus généralement des services Artifaille. Néanmoins nous ne pouvons nous substituer à la présence d'un⋅e référent⋅e interne à votre structure.

Le rôle de ce⋅tte référent⋅e est de :

  • s'assurer que tout le monde dispose bien des bases avant d'utiliser les logiciels,
  • que les pratiques sont homogènes,
  • que les permissions des utilisateurs sont correctes,
  • qu'il n'y a pas de dérive d'utilisation (et nous avertir le cas échéant).

Sans ce rôle de référent⋅e, qui peut être un peu chronophage (surtout au début du projet), vous prenez beaucoup de risque de tomber dans des difficultés qui peuvent parfois être difficilement réversibles !

Nous pouvons bien sûr passer quelques heures avec vous pour vous accompagner, mais nous ne pouvons pas, avec nos moyens actuels, assurer une maintenance pro-active de votre infrastructure et des pratiques de chacun⋅e de vos utilisateurs⋅trices.

:?: Bonne pratique : vous êtes responsables de vos utilisateurs et de leurs manipulations hasardeuses : désignez un⋅e référent⋅e.

Démarrez progressivement

Un grand pouvoir engage une grande responsabilité ! Vous avez dans la main un outil formidable qui vous permet de réaliser de grandes choses. Mais soyez vigilants, car il permet aussi de créer pas mal de bazar en quelques clics ! Bien que la majorité soient réversibles, si vous voulez éviter de restaurer vos documents à partir des sauvegardes ou de faire trop souvent appel à nous, alors documentez-vous, et utilisez progressivement les nouvelles fonctionnalités.

:?: Bonne pratique : ne vous lancez pas dans trop de chantiers à la fois et attendez de maîtriser une fonction pour passer à la suivante.

Dossier de groupes VS partages

Vous souhaitez travailler de manière collaborative et souple avec vos collègues ? C'est bien sûr possible avec Nextcloud. Néanmoins, nous vous conseillons de limiter au maximum le nombre de partages directs, et de favoriser au maximum les dossiers de groupe.

Chaque dossier de groupe correspond à un groupe de travail au sens organisationnel du terme. C'est à dire un groupe de personnes travaillant régulièrement ensemble sur des projets.

Les partages peuvent être utilisés, ponctuellement, et retirés ensuite.

Pourquoi ? A chaque fois que vous partagez quelque chose sur Nextcloud, les personnes a qui vous le partagez voient apparaître un dossier ou un fichier du même nom à la base de leur arborescence. De nombreux effets de bord peuvent avoir lieu. Par exemple si un répertoire ou un fichier porte le même nom, la synchronisation peut purement et simplement ne pas fonctionner, et les fichiers aléatoirement disparaître.

:?: Bonne pratique : n'utilisez que des dossiers de groupe. Utilisez des partages uniquement avec des utilisateurs externes à votre organisation

Utilisez la synchronisation avec les clients Nextcloud pour ordinateur

Votre serveur Nextcloud est en ligne et nous travaillons quotidiennement pour cela. Néanmoins, en cas de panne du serveur, vos données ne sont accessibles que si vous avez installé le client de synchronisation sur votre ordinateur.

Cette synchronisation sera indispensable en cas de panne de votre serveur ou en cas de maintenance. De plus, la synchronisation des répertoires importants agit partiellement comme “une sauvegarde” en cas de problème, puisqu'une copie de la dernière version des documents est téléchargée sur votre ordinateur dès qu'il est modifié et que vous êtes en ligne.

La synchronisation vous permet aussi de travailler “hors ligne”, même si vous n'avez pas internet d'accessible !

Pour finir, après avoir modifié des fichiers hors ligne, pensez à synchroniser rapidement avant que l'un de vos collaborateurs ne veuille travailler sur le même fichier ! Sinon il trouvera évidemment la version précédente du document !

:?: Bonne pratique : utilisez la synchronisation et synchronisez dès que possible après avoir modifié les fichiers.

Bannissez les caractères spéciaux

Bonne pratique : lorsque vous créez des fichiers ou dossiers (partagés ou non), n'utilisez pas de caractères spéciaux. Utilisez uniquement les caractères alphanumériques sans accents (a à z, A à Z, 0 à 9), ainsi que des “_” (underscore) et des “-” (tirets). C'est tout !

Attention aux synchronisations avec les téléphones

Les logiciels de synchronisation existent aussi pour votre smartphone. Vous pouvez synchroniser les agendas, contacts, tâches, documents, notes, etc. Certains sont très stables et fonctionnent bien, d'autres peuvent créer des conflits de synchronisation ou générer des erreurs.

Voici une liste de recommandations, module par module :

  • Synchronisation des agendas : testé et fonctionnel avec Davx5 disponible dans le store F-droid
  • Synchronisation des contacts : déconseillé au débutants (les contacts pro et perso peuvent facilement se mélanger).
  • Synchronisation des tâches : à évaluer
  • Synchronisation des documents : conseillé dans le sens Nextcloud vers téléphone uniquement
  • Synchronisation des notes : vivement conseillé pour les amateurs de notes
  • Export automatique des contacts : conseillé avec l'application Nextcloud client disponible dans F-droid

:?: Bonne pratique : utilisez des services synchronisés avec parcimonie, sur des modules testés et éprouvés. Consultez-nous si besoin.

Réglez rapidement les conflits de synchronisation

Le revers de la pièce avec la synchronisation, c'est la gestion des conflits de fichiers. Ceux-ci vous sont notifiés par l'intermédiaire du client de synchronisation Nextcloud.

Un conflit signifie qu'un document a été modifié par deux personnes en même temps et que la synchronisation n'a pas été faite entre les deux modifications.

Vous devez donc impérativement choisir une des deux version à conserver.

Nos recommandations sont de créer un répertoire “Conflits_de_synchro” et d'y placer les versions pour lesquelles vous avez un doute.

:?: Bonne pratique : a minima, créer un répertoire “Conflits_de_synchro” et y placer tous les fichiers en conflit. Arbitrer les conflits rapidement.

Utilisez les formats de fichier ouverts "ODF" (odt, ods, etc)

Nextcloud est un logiciel libre, tout comme LibreOffice et Collabora CODE. Les logiciels libres s'entendent bien avec les formats ouverts, c'est à dire les types de documents comme l'ODT, l'ODS, etc, et par opposition aux formats propriétaires, comme le DOC, DOCX, etc.

Les format propriétaires peuvent donner lieu à des soucis d'interprétation des documents de la part des logiciels comme Collabora ou Nextcloud, ce qui aboutit parfois à des soucis de mise en page de vos documents, par exemple.

Nous vous recommandons d'utiliser toujours des formats ouverts comme l'ODT ou l'ODS, et exportez vos documents au format PDF si vous devez les communiquer à des personnes extérieures qui ne disposent pas de LibreOffice. Vous pouvez aussi leur suggérer d'installer LibreOffice sur leurs ordinateurs !

:?: Bonne pratique : convertir et créer des documents au formats ODT et ODS

Embrassez la sobriété numérique

Sujet ô combien dans l'air du temps, la sobriété numérique consiste à réfléchir à sa consommation de ressources numériques et à tenter de les réduire autant que possible. Du point de vue de Nextcloud, cela implique de :

  • choisir un support de stockage adapté pour chaque chose. Tout n'a pas besoin d'être dans le “cloud”, tout n'a pas besoin d'être sauvegardé plusieurs fois par semaine.
  • de la même manière, penser à archiver des données considérées comme “mortes” ou “obsolètes” sur des supports hors-ligne.
  • bien choisir la fréquence des synchronisations (agendas, etc). La synchronisation consomme de la bande passante et de la batterie. Réglez soigneusement la fréquence de vos synchronisations parce qu'il est probablement pas indispensable de synchroniser vos agendas automatiquement toutes les 10 minutes alors que toutes les heures, voir tous les jours peuvent suffire.
nextcloud/best_practice.txt · Dernière modification: 2021/06/08 20:50 de obilhaut