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La documentation officielle OpenProject (en anglais)

Le guide du chef de projet selon OpenProject (en anglais)

Le livre de référence concernant la gestion de projet: le PM BOK (en anglais)

Une fois connecté à votre instance OpenProject, le logiciel vous propose sa page d'accueil.

1. Choisissez un projet par le menu déroulant (ou affichez “tous les projets”)
2. Choisissez un projet récent

Dans le menu déroulant (1), vous pouvez directement accéder à la page listant tous vos projets (2), en créer un nouveau (3), ou encore accéder à un projet de votre liste (4). Comme vous le constatez, il y a plusieurs chemins pour accomplir la même tâche.

Si vous choisissez “Afficher tous les projets”, la liste complète des projets en cours s'affiche :

1. Vous le connaissez désormais, c'est le menu déroulant de sélection de projet
2. La liste de tous les projets en cours
3. Un autre bouton de création d'un nouveau projet

En cliquant sur le nom d'un projet, celui-ci s'ouvre sur le tableau de bord d'un projet. Les éléments importants sont :

1. Le menu de gestion de ce projet comportant les items que nous allons retrouver par la suite
2. Un “état” du projet (En cours, Terminé, etc…)
3. Une description plus complète du projet en question
4. Une cas vous permettant de donner des détails, si la description ne suffit pas
5. Les membres du groupe projet

La première chose à faire à la création d'un nouveau projet est d'y attribuer des membres et des groupes de membres :

1. Cliquez sur le menu “Membres” du projet
2. Sélectionnez un utilisateur d'Openproject (ou un groupe d'utilisateurs)
3. Attribuez à cet utilisateur (ou ce groupe) un rôle
4. Cliquez sur “Ajouter”.

Le groupe ou le membre interviendra à de nombreuses occasion tout au long de la vie de votre projet

La seconde chose à faire et de créer des “Lots de travaux”, c'est à dire des “Tâches”, des “Jalons”, ou des “Phases” : Cliquez d'abord sur le menu “Lots de travaux” puis :

1. La partie principale de l'écran affiche les tâches existantes, s'il y en a
2. Le bouton “Créer” vous permet d'ajouter des éléments. Nous allons le détailler plus loin.
3. Le menu de gauche vous permet de trier rapidement selon les critères affichés
4. Le bouton “Tableau” vous permet de basculer entre les trois vues disponibles : “Tableau”, “GANTT”, et “Vignettes”. Nous allons le détailler plus loin.
5. Le bouton filtre vous permet de créer des critères d'affichage des tâches. Nous allons le détailler plus loin

En méthologie de gestion de projet, particulièrement dans la méthode commune dite “Waterfall” (Chute d'eau), voici l'usage des différents éléments constituant un “lot de travaux” :

• La “Phase” : c'est un groupe de tâches constituant généralement un sous-projet dans le projet. Il permet d'éviter de manipuler trop rapidement une énorme quantité de tâches et de plutôt manipuler des “regroupement de tâches”
• La “Tâche” : c'est un élément de travail à réaliser. Il est conseillé de créer comme tâche chaque élément significatif du projet dont on a la responsabilité, afin d'en assurer le suivi. La difficulté est de mettre le curseur sur le bon “niveau de précision” du nombre de tâches saisies. Il faut être ni trop complet, ni pas assez.
• Le “Jalon” : c'est une date clé dans votre projet (a fin d’une “phase” par exemple). Il permet généralement de faire un point sur le déroulement de la phase précédente, de valider les livrables de la phase précédente, ainsi que de lancer la phase suivante.

Ci-dessous nous allons vous présenter le formulaire de création de tâche. Il est très complet. Voici les champs importants:

Reste à expliquer :

• Les phases, jalons et tâches
• Comment faire le GANTT en plein écran
• Bonne pratiques : dates relatives ou absolues