Ceci est une ancienne révision du document !
Cette fonctionnalité vaut bien une explication à elle seule. En effet, les notions de suivi du temps et des coûts, ainsi que des budgets sont, selon les usages, totalement ignorés ou pour d'autres la partie “clé” des projets.
Les modules correspondants doivent être activés (“Cost Reports” & “Temps et coûts”)
Le type d'unité utilisé pour comptabiliser le temps passé est exprimé comme de “la main d'oeuvre”. Son unité est l'heure de travail.
La notion consistant à rapporter son temps passé sur une tâche dans OpenProject est de “consigner du temps”.
Il y a plusieurs façon de consigner du temps. La plus intuitive est de procéder comme suit :
Notes importantes :
Pour modifier ou supprimer du temps consigné sur une tâche :
Retournez sur la tâche comme ci-dessus, puis au lieu de cliquer sur l'horloge, cliquez sur sa durée :
La page affichée liste les éléments de 'temps passé“ associés à cette tâche. Cliquez sur le crayon pour modifier ou sur la corbeille pour supprimer l'élément de temps correspondant :
Le suivi des coûts fonctionne un peu de la même manière que le suivi du temps.
Il est pertinent, sauf à gérer uniquement des coûts de matériel, de paramétrer un taux horaires pour chaque utilisateur. C'est particulièrement utile pour gérer des personnes (morales ou physiques) auxquelles vous avez créé un compte utilisateur sur OpenProject :
Votre coût est paramétré comme sur l'image ci-dessous :
ce paramétrage doit être fait avant de “consigner le temps” sans quoi les “Coûts de main d'œuvre” ne seront pas ajoutés aux tâches.
Si vous avez paramétré le coût horaire d'un utilisateur (ou d'une structure externe représentée par un utilisateur), il vous suffit de saisir le nombre d'heure dédiées à la tâche (1) pour que le “coût de main d'oeuvre” soit automatiquement calculé (2) :
Vous pouvez avec OpenProject consigner des coûts de tous types, comme des achats ou des prestations. Vous pouvez créer des types de coûts en procédant comme suit. Attention, les types de coûts crées ne pourront être supprimés et ne pourront qu'être “désactivés” :
N.B : c'est sur cette même page que vous pouvez modifier les caractéristiques des coûts existants.
Après avoir paramétré le type de coût, vous pouvez associer une dépense à une tâche :
La fenêtre ci-dessous s'ouvre, vous permettant de régler le type de coût concerné :
Vous pouvez ensuite constater que dans la tâche le coût global tient compte de votre saisie :
En allant dans le menu “Temps et coûts”, vous pouvez générer des rapports vous donnant une vue sur les coûts globaux d'un projet :
vous pouvez sauvegarder vos rapport et les partager avec vos collègues (en cochant la case “public”, au moment de l'enregistrement).
Les budgets vous permettent de créer des enveloppes fixes dans lesquelles les tâches pourront puiser leurs coûts globaux.
Pour créer un budget, ouvrez le module du même nom d'un projet :
Pour modifier un budget, cliquez sur son nom, puis cliquez sur “Mettre à jour”
Le budget peut contenir :
Saisissez en fonction de vos besoins puis cliquez sur “Envoyer”
Il vous est désormais possible d'assigner des coûts unitaires et de main d'oeuvre à ce budget, toujours en passant par le module des tâches :
Vous verrez alors évoluer, dans le menu “Budget”, le ratio de consommation de celui-ci :