La documentation officielle OpenProject (en anglais)

Le guide du chef de projet selon OpenProject (en anglais)

Le livre de référence concernant la gestion de projet: le PM BOK (en anglais)

Une fois connecté à votre instance OpenProject, le logiciel vous propose sa page d'accueil.

1. Choisissez un projet par le menu déroulant (ou affichez “tous les projets”)
2. Choisissez un projet récent

Dans le menu déroulant (1), vous pouvez directement accéder à la page listant tous vos projets (2), en créer un nouveau (3), ou encore accéder à un projet de votre liste (4). Comme vous le constatez, il y a plusieurs chemins pour accomplir la même tâche.

Si vous choisissez “Afficher tous les projets”, la liste complète des projets en cours s'affiche :

1. Vous le connaissez désormais, c'est le menu déroulant de sélection de projet
2. La liste de tous les projets en cours
3. Un autre bouton de création d'un nouveau projet

En cliquant sur le nom d'un projet, celui-ci s'ouvre sur le tableau de bord d'un projet. Les éléments importants sont :

1. Le menu de gestion de ce projet comportant les items que nous allons retrouver par la suite
2. Un “état” du projet (En cours, Terminé, etc…)
3. Une description plus complète du projet en question
4. Une cas vous permettant de donner des détails, si la description ne suffit pas
5. Les membres du groupe projet

La première chose à faire à la création d'un nouveau projet est d'y attribuer des membres et des groupes de membres :

1. Cliquez sur le menu “Membres” du projet
2. Sélectionnez un utilisateur d'Openproject (ou un groupe d'utilisateurs)
3. Attribuez à cet utilisateur (ou ce groupe) un rôle
4. Cliquez sur “Ajouter”.

Le groupe ou le membre interviendra à de nombreuses occasion tout au long de la vie de votre projet

La seconde chose à faire et de créer des “Lots de travaux”, c'est à dire des “Tâches”, des “Jalons”, ou des “Phases” : Cliquez d'abord sur le menu “Lots de travaux” puis :

1. La partie principale de l'écran affiche les tâches existantes, s'il y en a
2. Le bouton “Créer” vous permet d'ajouter des éléments. Nous allons le détailler plus loin.
3. Le menu de gauche vous permet de trier rapidement selon les critères affichés
4. Le bouton “Tableau” vous permet de basculer entre les trois vues disponibles : “Tableau”, “GANTT”, et “Vignettes”. Nous allons le détailler plus loin.
5. Le bouton filtre vous permet de créer des critères d'affichage des tâches. Nous allons le détailler plus loin

En méthologie de gestion de projet, particulièrement dans la méthode commune dite “Waterfall” (Chute d'eau), voici l'usage des différents éléments constituant un “lot de travaux” :

• La “Phase” : c'est un groupe de tâches constituant généralement un sous-projet dans le projet. Il permet d'éviter de manipuler trop rapidement une énorme quantité de tâches et de plutôt manipuler des “regroupement de tâches”
• La “Tâche” : c'est un élément de travail à réaliser. Il est conseillé de créer comme tâche chaque élément significatif du projet dont on a la responsabilité, afin d'en assurer le suivi. La difficulté est de mettre le curseur sur le bon “niveau de précision” du nombre de tâches saisies. Il faut être ni trop complet, ni pas assez.
• Le “Jalon” : c'est une date clé dans votre projet (a fin d’une “phase” par exemple). Il permet généralement de faire un point sur le déroulement de la phase précédente, de valider les livrables de la phase précédente, ainsi que de lancer la phase suivante.

Ci-dessous nous allons vous présenter le formulaire de création de tâche (les autres types d'éléments sont similaires). Le formulaire est très complet. Voici les champs importants:

1. Le nom de l'élément
2. Une description précise du contenu de la tâche. C'est en quelque sorte la “commande” à la personne à qui nous allons assigner cette tâche.
3. La personne désignée comme responsable de la mise en oeuvre de la tâche
4. La personne responsable du suivi de l'accomplissement de la tâche
5. La plage de date sur laquelle la tâche est réalisée. Attention, ces dates seront régulièrement revues tout au long de la vie d'un projet.
6. Les éventuels fichiers joints à la tâche.

Dans le cas d'une utilisation conjointe avec NextCLoud, il est conseillé de mettre des liens vers les fichiers directement dans la description de la tâche plutôt que de risquer de faire des doublons de fichiers.

Une fois la tâche créée, vous avez la possibilité de suivre les actions réalisées par la personne en charge de la tâche et d'interagir avec elle par l'intermédiaire de notifications.

Vous pouvez créer des liens entre les différentes éléments. Par exemple : “La tâche 2” suit “La tâche 1”. Cela permet de dégager ce qui est appelé “le chemin critique” en gestion de projet, c'est à dire la “cascade” d'éléments se suivant successivement dans le projet. Le chemin critique est particulièrement à suivre de près, car c'est un indicateur important de l'avancée de celui-ci.

Attention, ça n'est pas dans cet encart que nous attribuons des “Sous-tâches” à une “Phase”. Pour créer une sous-tâche dans un Phase, créez d'abord la phase, puis cliquez droit sur cette phase et cliquez sur “Ajouter un élément enfant”.

Il est judicieux de créer des liens entre les tâches d'une même phase et de créer des liens entre les phases. C'est généralement une bonne façon de commencer.

Ensuite, vous pouvez créer des filtres. Ceux-ci vont permettre de vous créer des vues personnalisées (4), voir même de les partager avec vos collègues. Les vues peuvent être filtrées selon une grande variété de critères (2) et (3). Le résultat peut être enregistré (5) et (6).

Le bouton “Tableau” (1) vous permet de basculer entre les différentes vues. La vue “GANTT” vous permet d'afficher vos tâches selon le célèbre organigramme.

Vous pouvez réordonner vos tâches simplement en glissant la petite poignée (2).

L'organigramme de GANTT vous permet aussi, avec de simples glisser-déposer, d'ajuster les dates de vos tâches, jalons et phases (3).

De nombreuses autres actions sont permises en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une tâche.

Pour clore une tâche :

1. Ouvrez la tâche que vous souhaitez clore
2. Cliquez sur le menu déroulant “Nouvelle tâche”, vous permettant d'ajuster le statut de celle-ci
3. Sélectionnez “Tâche terminée”

Les tâches terminées ont tendance à disparaître des affichages. Ajuster vos filtres si vous souhaitez les voir s'afficher

Vous avez atteint la fin de ce premier niveau, contenant l'essentiel de ce qu'il faut savoir pour débuter avec OpenProject. La maîtrise de cet outil de gestion de projet va vous demander de la pratique ainsi que de parfaire vos connaissances théoriques. Une fois que vous serez à l'aise avec ces fonctions, vous pouvez désormais passer au niveau suivant !

Reste à expliquer :

• Comment faire le GANTT en plein écran
• Bonne pratiques : dates relatives ou absolues