Artifaille

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====== Les bonnes pratiques Nextcloud ======

Certaines bonnes pratiques citées ici s'appliquent évidemment à d'autres services et logiciels fournis par l'association.
Soyez bien conscients de certaines contraintes avant de vous lancer. 

La voie est libre mais elle demande un peu d'investissement (personnel et collectif) !


===== Lisez nos CGU =====

Nous ne pourrons être tenus responsables des dégâts subis en cas de mauvaise manipulation de votre environnement.
Nous fournissons les services Nextcloud sous la responsabilité unique de leurs utilisateurs.
Si vous pensez avoir besoin d'un temps de formation dédié, merci de nous [[https://artifaille.fr/contact|contacter]].

:?: **Bonne pratique :** lisez nos [[https://cloud.artifaille.fr/s/iG4JPaTDpy4myWK/download#pdfjs.action=download|Conditions Générales d'Utilisation]] (CGU) qui, sauf contractualisation spécifique (un contrat de maintenance spécifique, ...), s'appliquent à toute organisation membre souscrivant un service auprès d'Artifaille.
===== Désignez un⋅e référent⋅e =====

{{ :nextcloud:illustration_referent.png?200 |}}

Nous sommes à vos côtés au démarrage de votre utilisation de Nextcloud et plus généralement des services Artifaille. Néanmoins nous ne pouvons nous substituer à la présence d'un⋅e référent⋅e interne à votre structure.

Le rôle de ce⋅tte référent⋅e est de :
  * s'assurer que tout le monde dispose bien des bases avant d'utiliser les logiciels,
  * que les pratiques sont homogènes,
  * que les permissions des utilisateurs sont correctes,
  * qu'il n'y a pas de dérive d'utilisation (et nous avertir le cas échéant).

Sans ce rôle de référent⋅e, qui peut être un peu chronophage (surtout au début du projet), vous prenez beaucoup de risque de tomber dans des difficultés qui peuvent parfois être difficilement réversibles ! 

Nous pouvons bien sûr passer quelques heures avec vous pour vous accompagner, mais nous ne pouvons pas, avec nos moyens actuels, assurer une maintenance pro-active de votre infrastructure et des pratiques de chacun⋅e de vos utilisateurs⋅trices.

:?: **Bonne pratique** : vous êtes responsables de vos utilisateurs et de leurs manipulations hasardeuses : désignez un⋅e référent⋅e.

===== Installez la synchronisation avec les clients Nextcloud pour ordinateur (au moins sur un ordinateur) =====

{{ :nextcloud:illustration_clients.png?200 |}}

Votre serveur Nextcloud est en ligne et nous travaillons quotidiennement pour cela.
Néanmoins, en cas de panne du serveur, vos données ne sont accessibles que si vous avez installé le client de synchronisation sur votre ordinateur.

Cette synchronisation sera indispensable en cas de panne de votre serveur ou en cas de maintenance. De plus, la synchronisation des répertoires importants agit partiellement comme "une sauvegarde" en cas de problème, puisqu'une copie de la dernière version des documents est téléchargée sur votre ordinateur dès qu'il est modifié et que vous êtes en ligne.

La synchronisation vous permet aussi de travailler "hors ligne", même si vous n'avez pas internet d'accessible !

Pour finir, après avoir modifié des fichiers hors ligne, pensez à synchroniser rapidement avant que l'un de vos collaborateurs ne veuille travailler sur le même fichier ! Sinon il trouvera évidemment la version précédente du document !

:?: **Bonne pratique** : [[nextcloud:client_install|utilisez la synchronisation]] et synchronisez dès que possible après avoir modifié les fichiers. 

Pour aller plus loin : [[nextcloud:synchronisation|comprendre la synchronisation Nextcloud]]
===== Démarrez progressivement =====


{{ :nextcloud:illustration_slow.png?200 |}}


Un grand pouvoir engage une grande responsabilité ! Vous avez dans la main un outil formidable qui vous permet de réaliser de grandes choses. Mais soyez vigilants, car il permet aussi de créer pas mal de bazar en quelques clics ! Bien que la majorité soient réversibles, si vous voulez éviter de restaurer vos documents à partir des sauvegardes ou de faire trop souvent appel à nous, alors documentez-vous, et utilisez progressivement les nouvelles fonctionnalités.

:?: **Bonne pratique** : ne vous lancez pas dans trop de chantiers à la fois et attendez de maîtriser une fonction pour passer à la suivante.


===== Utilisez des dossiers de groupes plutôt que des partages =====

{{ :nextcloud:illustration_group_folders.png?300 |}}

Vous souhaitez travailler de manière collaborative et souple avec vos collègues ? C'est bien sûr possible avec Nextcloud.
Néanmoins, nous vous conseillons de __limiter au maximum le nombre de partages__ directs, et de favoriser au maximum les dossiers de groupe.

D'ailleurs, nous avons créé une page de wiki spécialement consacrée au sujet du [[nextcloud:general_sharing|partage de contenu sur Nextcloud]]. Nous vous conseillons vivement de le consulter.

Chaque dossier de groupe correspond à un groupe de travail au sens organisationnel du terme. C'est à dire un groupe de personnes travaillant régulièrement ensemble sur des projets.

Pourquoi ? A chaque fois que vous partagez quelque chose sur Nextcloud, les personnes a qui vous le partagez voient apparaître un dossier ou un fichier du même nom à la base de leur arborescence. De nombreux effets de bord peuvent avoir lieu. Par exemple si un répertoire ou un fichier porte le même nom, la synchronisation peut purement et simplement ne pas fonctionner, et les fichiers aléatoirement disparaître.

:?: **Bonne pratique** : n'utilisez que des dossiers de groupe. Utilisez des partages uniquement avec des utilisateurs externes à votre organisation

Pour aller plus loin :

  * Faire le bon choix pour le [[nextcloud:general_sharing|partage de contenu sur Nextcloud]]
  * et [[nextcloud:synchronisation|comprendre la synchronisation nextcloud]]

===== Bannissez les caractères spéciaux =====

{{ :nextcloud:illustration_no_special_char.png?400 |}}

Bonne pratique : lorsque vous créez des fichiers ou dossiers (partagés ou non), n'utilisez pas de caractères spéciaux. Utilisez uniquement les caractères alphanumériques sans accents (a à z, A à Z, 0 à 9), ainsi que des "_" (underscore) et des "-" (tirets). C'est tout !


===== Attention aux synchronisations avec les téléphones =====

{{ :nextcloud:illustration_mobile_app.png?200 |}}

Les logiciels de synchronisation existent aussi pour votre smartphone. Vous pouvez synchroniser les agendas, contacts, tâches, documents, notes, etc. Certains sont très stables et fonctionnent bien, d'autres peuvent créer des conflits de synchronisation ou générer des erreurs.

Voici une liste de recommandations, module par module :

  * Synchronisation des **agendas** : testé et fonctionnel avec Davx5 disponible dans le store F-droid
  * Synchronisation des **contacts** : déconseillé au débutants (les contacts pro et perso peuvent facilement se mélanger).
  * Synchronisation des **tâches** : à évaluer
  * Synchronisation des **documents** : conseillé dans le sens Nextcloud vers téléphone uniquement
  * Synchronisation des **notes** : vivement conseillé pour les amateurs de notes
  * **Export** automatique des **contacts** : conseillé avec l'application Nextcloud client disponible dans F-droid

:?: Bonne pratique : utilisez des services synchronisés avec parcimonie, sur des modules testés et éprouvés. Consultez-nous si besoin.
===== Réglez rapidement les conflits de synchronisation =====

{{ :nextcloud:illustration_conflits.png?300 |}}

Le revers de la pièce avec la synchronisation, c'est la gestion des conflits de fichiers.
Ceux-ci vous sont notifiés par l'intermédiaire du client de synchronisation Nextcloud.

Un conflit signifie qu'un document a été modifié par deux personnes en même temps et que la synchronisation n'a pas été faite entre les deux modifications.

Vous devez donc impérativement choisir une des deux version à conserver.

Nos recommandations sont de créer un répertoire "Conflits_de_synchro" et d'y placer les versions pour lesquelles vous avez un doute.

:?: **Bonne pratique** : //a minima//, créer un répertoire "Conflits_de_synchro" et y placer tous les fichiers en conflit. Arbitrer les conflits rapidement.

===== Utilisez les formats de fichier ouverts "ODF" (odt, ods, etc) =====

{{ :nextcloud:illustration_formats_ouverts.png?200 |}}

Nextcloud est un logiciel libre, tout comme LibreOffice et Collabora CODE. Les logiciels libres s'entendent bien avec les formats ouverts, c'est à dire les types de documents comme l'ODT, l'ODS, etc, et par opposition aux formats propriétaires, comme le DOC, DOCX, etc.

Les format propriétaires peuvent donner lieu à des soucis d'interprétation des documents de la part des logiciels comme Collabora ou Nextcloud, ce qui aboutit parfois à des soucis de mise en page de vos documents, par exemple.

Nous vous recommandons d'utiliser toujours des formats ouverts comme l'ODT ou l'ODS, et exportez vos documents au format PDF si vous devez les communiquer à des personnes extérieures qui ne disposent pas de LibreOffice. Vous pouvez aussi leur suggérer d'installer [[https://www.libreoffice.org/|LibreOffice]] sur leurs ordinateurs !

:?: **Bonne pratique** : convertir et créer des documents au formats ODT et ODS

===== Identifiez les documents dédiés au travail collaboratif =====

Vous utilisez peut-être Collabora Office, (ou OnlyOffice), les suites web de traitement de texte collaboratives ?

Si c'est le cas, c'est que vous avez certainement des documents sur lesquels vous travaillez à plusieurs en temps réel, de manière à profiter des fonctionnalités d'édition collaboratives.

Néanmoins, les utilisateurs n'utilisent pas toujours exclusivement cette fonctionnalité, et modifient parfois un document à partir du traitement de texte installé sur leur poste, laissant la synchronisation faire son travail. Si deux utilisateurs modifient en même temps un document sur leur ordinateur, cela peut aboutir à un conflit de synchronisation qu'il faut régler, fastidieuse mais nécessaire étape.

Une solution consiste en identifier les documents désigné comme "exclusivement bureautique collaborative".

Le rôle du ou de la référent·e Nextcloud consiste donc à identifier les documents qui doivent exclusivement être ouverts en mode "collaboratif", de les renommer en conséquence, par exemple en ajoutant "-collab" à la fin du nom de fichier (avant l'extension ".odt" ou ".ods"), et d'en avertir les utilisateurs.

:?: bonne pratique : ajoutez "-collab" au nom des documents exclusivement voués à être utilisés avec Collabora
===== Embrassez la sobriété numérique =====

Sujet ô combien dans l'air du temps, la sobriété numérique consiste à [[https://ecoinfo.cnrs.fr/2021/03/01/agir-vers-la-sobriete-numerique/|réfléchir à sa consommation de ressources numériques]] et à tenter de les réduire autant que possible.
Du point de vue de Nextcloud, cela implique de :
  * choisir un support de stockage adapté pour chaque chose. Tout n'a pas besoin d'être dans le "cloud", tout n'a pas besoin d'être sauvegardé plusieurs fois par semaine.
  * de la même manière, penser à archiver des données considérées comme "mortes" ou "obsolètes" sur des supports hors-ligne.
  * bien choisir la fréquence des synchronisations (agendas, etc). La synchronisation consomme de la bande passante et de la batterie. Réglez soigneusement la fréquence de vos synchronisations parce qu'il est probablement pas indispensable de synchroniser vos agendas automatiquement toutes les 10 minutes alors que toutes les heures, voir tous les jours peuvent suffire.

===== Aller plus loin =====

  * Nextcloud : [[nextcloud:level1|les bases]]
  * Nextcloud : [[nextcloud:level2|utilisation avancées]]
  * Nextcloud : [[nextcloud:level3|le paramétrage]]
  * Nextcloud : [[nextcloud:synchronisation|comprendre la synchronisation]]
  * Nextcloud : [[nextcloud:Keeweb|Keeweb l’application pour sécurisé vos mots de passe]]
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