Cela se passe dans : Outils > Modèle des courriels

Si vous avez déjà une ligne nommée “(SendingReminderForExpiredSubscription)”, renommez là en “(SendingReminderForExpiredSubscription_old)” par exemple, pour conserver le modèle d'origine.

Créez une autre ligne du même nom qu'à l'origine, soit (sans les guillemets), et remplissez les champs comme suit :

1. Code : “(SendingReminderForExpiredSubscription)” (sans les guillemets mais avec les parenthèses)
2. Type de modèle : “Adhérents”
3. Propriétaire : vous
4. Privé : Non
5. Position : 40
6. Sujet : le sujet de votre mail. Exemple : “Cotisation expirée”
7. Contenu : le contenu de votre mail, en texte “grossièrement” formatté

Elle doit être activée, vous pouvez la modifier pour que le mail corresponde à ce que vous souhaitez que l'adhérent·e reçoive.

Des “variable de substitution” (entre crochets et soulignés comme [VARIABLE]) peuvent être utilisées pour insérer automatiquement des informations provenant de la base de données. Pour plus d“info sur ces variables, contactez votre asso support !

Et ça se passe dans la configuration du module “Adhérents” : Accueil > Configuration > Modules > Adhérents > “Configurer (la petit roue dentée) Ensuite, cliquez sur le volet “Email”.

Cet exemple de configuration permet d'envoyer des relances dans plusieurs situations :

Cette fois, cela se passe dans : Accueil > Outils d'administrations > Travaux planifiés

Il se peut qu'une tâche existe déjà et se nomme “Envoyer une relance par mail pour les cotisations expirées”. Si c'est le cas, vous pouvez l'utiliser, sinon, crééz là.

Configurez comme sur cette capture. Les paramètres permettent de sélectionner une ou plusieurs dates relative au moment d'éxecution de la tâche planifiée. Par exemple, si vous mettez 10, la tâche va relancer tou·te·s les adhérent·e·s dont la cotisation a expiré il y a 10 jours. Vous pouvez mettre plusieurs valeurs séparées par des point-virgule, ainsi que des valeurs négatives : par exemple, si vous mettez en paramètre : “10;1;-5”, la tâche va relancer les adhérent·e·s dont la cotisation a expirée il y a 10 jours, il y a 5 jours, et ceux·lles dont la cotisation expire dans 5 jours.

Attention, il n'est pas possible de choisir une plage de dates ou une période.

N'hésitez pas à vous faire accompagner pour mettre en place ce travail planifié qui peut être un peu hardu, mais assez finement personnalisable !