La documentation officielle OpenProject (en anglais)
Le guide du chef de projet selon OpenProject (en anglais)
Le livre de référence concernant la gestion de projet: le PM BOK (en anglais)
Une fois connecté à votre instance OpenProject, le logiciel vous propose sa page d'accueil.
Dans le menu déroulant (1), vous pouvez directement accéder à la page listant tous vos projets (2), en créer un nouveau (3), ou encore accéder à un projet de votre liste (4). Comme vous le constatez, il y a plusieurs chemins pour accomplir la même tâche.
Si vous choisissez “Afficher tous les projets”, la liste complète des projets en cours s'affiche :
En cliquant sur le nom d'un projet, celui-ci s'ouvre sur le tableau de bord d'un projet. Les éléments importants sont :
La première chose à faire à la création d'un nouveau projet est d'y attribuer des membres et des groupes de membres :
Le groupe ou le membre interviendra à de nombreuses occasion tout au long de la vie de votre projet
La seconde chose à faire et de créer des “Lots de travaux”, c'est à dire des “Tâches”, des “Jalons”, ou des “Phases” : Cliquez d'abord sur le menu “Lots de travaux” puis :
En méthologie de gestion de projet, particulièrement dans la méthode commune dite “Waterfall” (Chute d'eau), voici l'usage des différents éléments constituant un “lot de travaux” :
Ci-dessous nous allons vous présenter le formulaire de création de tâche (les autres types d'éléments sont similaires). Le formulaire est très complet. Voici les champs importants:
Dans le cas d'une utilisation conjointe avec NextCLoud, il est conseillé de mettre des liens vers les fichiers directement dans la description de la tâche plutôt que de risquer de faire des doublons de fichiers.
Une fois la tâche créée, vous avez la possibilité de suivre les actions réalisées par la personne en charge de la tâche et d'interagir avec elle par l'intermédiaire de notifications.
Vous pouvez créer des liens entre les différentes éléments. Par exemple : “La tâche 2” suit “La tâche 1”. Cela permet de dégager ce qui est appelé “le chemin critique” en gestion de projet, c'est à dire la “cascade” d'éléments se suivant successivement dans le projet. Le chemin critique est particulièrement à suivre de près, car c'est un indicateur important de l'avancée de celui-ci.
Attention, ça n'est pas dans cet encart que nous attribuons des “Sous-tâches” à une “Phase”. Pour créer une sous-tâche dans un Phase, créez d'abord la phase, puis cliquez droit sur cette phase et cliquez sur “Ajouter un élément enfant”.
Il est judicieux de créer des liens entre les tâches d'une même phase et de créer des liens entre les phases. C'est généralement une bonne façon de commencer.
Ensuite, vous pouvez créer des filtres. Ceux-ci vont permettre de vous créer des vues personnalisées (4), voir même de les partager avec vos collègues. Les vues peuvent être filtrées selon une grande variété de critères (2) et (3). Le résultat peut être enregistré (5) et (6).
Le bouton “Tableau” (1) vous permet de basculer entre les différentes vues. La vue “GANTT” vous permet d'afficher vos tâches selon le célèbre organigramme.
Vous pouvez réordonner vos tâches simplement en glissant la petite poignée (2).
L'organigramme de GANTT vous permet aussi, avec de simples glisser-déposer, d'ajuster les dates de vos tâches, jalons et phases (3).
De nombreuses autres actions sont permises en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une tâche.
Pour clore une tâche :
Les tâches terminées ont tendance à disparaître des affichages. Ajuster vos filtres si vous souhaitez les voir s'afficher
Vous avez atteint la fin de ce premier niveau, contenant l'essentiel de ce qu'il faut savoir pour débuter avec OpenProject. La maîtrise de cet outil de gestion de projet va vous demander de la pratique ainsi que de parfaire vos connaissances théoriques. Une fois que vous serez à l'aise avec ces fonctions, vous pouvez désormais passer au niveau suivant !
Reste à expliquer :