Il y a tellement de façon de partager des documents et du contenu dans Nextcloud, que cela lvalait bien un petit tableau comparatif !
Ce comparatif intègre nos recommandations en la matière, et dans quelle situation utiliser telle ou telle solution.
| Ordre de préf | Nom | Description | Plus d'info |
|---|---|---|---|
| 1 | Dossier de groupe | J'utilise le module dossier de groupe pour associer un ou plusieurs groupes d'utilisateur·trices à un ou plusieurs répertoires de premier niveau. C'est LA solution à privilégier pour une gestion simple et efficace du partage. Mais évidemment, ça ne réponds pas à toutes les situations ! | |
| 2 | Lien interne | Très pratique pour diffuser ponctuellement aux utilisateurs·trices qui ont un compte sur le Nextcloud (et des permissions) le chemin direct vers un document de travail. Ne fonctionne pas avec des personne n'ayant pas de compte ou pas de permission sur le document/répertoire. C'est une sorte de “raccourci” vers le document ou le répertoire sélectionner | Cf doc sur le sujet (section 3b) |
| 3.1 | Lien de partage sécurisé | Un lien de partage avec un mot de passe, une date d'expiration. Les utilisateurs peuvent consulter/récupérer/télécharger le documents, mais pas les modifier | Cf doc sur le sujet (section 3a) |
| 3.2 | Lien de partage sécurisé avec droit d'écriture | Un lien de partage avec un mot de passe, une date d'expiration et qui en plus, laisse la possibilité aux utilisateur·trices de modifier les documents. | Cf doc sur le sujet (section 3a) |
| 4 | Copier/collé | Je maintiens deux version d'un même document à deux emplacements différents. Inoffensif et sauf confusion, peut rendre service | Cf description de la méthode ci-dessous |
| 5 | Lien de partage sans mot de passe | Vraiment uniquement pour les documents publics (plaquettes de com', etc) ou des images que l'on souhaite intégrer dans d'autres projet (mailings avec images, etc) ! | |
| 6 | En dernier recours : la fonctionnalité de partage de base. Vraiment à déconseiller. Créé une confusion importante pour les personnes l'utilisant. C'est dommage, car c'est la fonctionnalité de partage la plus accessible de Nextcloud, mais a notre sens, la moins pertinente sur le long terme ! | Ne pas utiliser (ou le moins possible, sous votre responsabilité) ! |
Je fais du “versionnage” de document, par exemple :
Je copie la version dans le répertoire d'un autre utilisateur ou groupe afin qu'il soit accessible à d'autres personnes n'ayant pas de permissions dans le dossier d'origine et que je ne peux/souhaite pas modifier les permissions. Utilisé en petite quantité, ça n'est pas forcément mal !
Avantages : simple et efficace
Inconvénient : demande de mettre à jour le document dans l'autre endroit à la prochaine mise à jour.